Ausfüllbare PDF-Formulare erstellen

Verwenden Sie AcroForm-Felder, wenn Empfänger das PDF selbst ausfüllen sollen. Verwenden Sie den interaktiven Stempel-Builder in 1.5.1 für ein wiederverwendbares Bewertungszeichen, dessen Werte beim Platzieren eingegeben werden. Der gespeicherte Stempel ist eine Anmerkungsdarstellung; Es fügt keine ausfüllbaren AcroForm-Felder hinzu und führt kein importiertes Stempel-JavaScript aus.

Erstellen Sie einen interaktiven Bewertungsstempel

PolyPDF kann AcroForm-Felder zu einem normalen PDF hinzufügen oder unterstützte Felder in einem vorhandenen AcroForm bearbeiten. Die Erstellung ist gesperrt, wenn ein Dokument verschlüsselt, berechtigungsbeschränkt oder digital signiert ist. Für XFA-Formulare gelten die nachstehenden gesonderten Regeln.

Listen Sie vor dem Platzieren von Feldern auf, was das Formular sammelt, welche Werte erforderlich sind, welche Tab-Reihenfolge es gibt und welche Viewer die Empfänger verwenden. Behalten Sie sichtbare Beschriftungen im Seitenbild bei; Ein Feld ist kein Ersatz für Anweisungen, Einheiten oder rechtliche Formulierungen.

Arbeiten Sie an einer Kopie. Das Hinzufügen oder Bearbeiten von Feldern verändert die PDF-Struktur und wird bei signierten Dokumenten absichtlich blockiert, da das Umschreiben dieser Struktur die signierte Revision ungültig machen kann.

Vorhandene Signatur- und Schaltflächenfelder können beibehalten werden, der aktuelle Builder erstellt sie jedoch nicht. Verwenden Sie den separaten Workflow für digitale Signaturen, wenn eine kryptografische Überprüfung erforderlich ist.

1. Öffnen Sie die PDF-Datei und zeigen Sie das Bedienfeld „Formulare“ über die Seitenleiste oder „Fenster“ > „Bedienfelder“ > „Formulare“ an.
2. Ziehen Sie einen Feldtyp aus der Palette auf die Seite. Sie können auch einen Typ auswählen und auf die Seite klicken oder „Feld hinzufügen“ für die numerische Platzierung wählen.
3. Geben Sie einen eindeutigen Feldnamen ein. PolyPDF lehnt leere Namen, Duplikate, bestimmte Klammerzeichen und Punkte ab, da PDF einen Punkt für die Feldnamenhierarchie zwischen übergeordneten und untergeordneten Feldern reserviert.
4. Fügen Sie einen sichtbaren Tooltip hinzu, der das Feld für jemanden identifiziert, der navigiert, ohne sich nur auf die Seitenposition zu verlassen.
5. Geben Sie für Radio-, Kombinations- und Listenfelder eine Option pro Zeile ein. Funkgruppen benötigen mindestens zwei Optionen.
6. Legen Sie die relevanten Verhaltensflags fest, z. B. „Erforderlich“ oder „Schreibgeschützt“, und fügen Sie nur dann einen Standardwert hinzu, wenn die Geschäftsregel des Formulars dies erfordert.
7. Legen Sie die Seiten- und Tab-Reihenfolge fest. Ordnen Sie das Feld auf der Seite an, indem Sie seinen Verschiebegriff ziehen, seine Größe mit den Ziehpunkten ändern oder es mit den Pfeiltasten verschieben.
8. Wiederholen Sie den Vorgang mit einem konsistenten Benennungsschema und speichern Sie dann vor dem Fülltest eine Arbeitskopie.

Verwenden Sie Namen, die Daten beschreiben, z. B. bill_to_company, anstelle von Positionen wie top_left_1. Stabile Namen helfen Downstream-Zuordnungen, Layoutänderungen zu überstehen.

Durch verschlüsselte oder berechtigungsbeschränkte PDFs bleibt die Formularerstellung gesperrt. Auch die Erstellung digital signierter PDFs bleibt gesperrt, um die signierte Revision zu schützen. Besorgen Sie sich eine autorisierte, nicht signierte Quelle oder überarbeiten Sie das Upstream-Formular, anstatt zu versuchen, diese Kontrollen zu umgehen.

Ein nicht signiertes, uneingeschränktes AcroForm kann weiterhin schreibgeschützte Felder haben. PolyPDF kann eine Sitzungsüberschreibung anbieten und „Permanent ausfüllbar machen“ kann dieses Flag in einer neuen Revision löschen. Es ist nicht für signierte oder gesicherte Dokumente verfügbar und schaltet nicht jede Formulartechnologie frei.

• Bewahren Sie das Original auf, bevor Sie die schreibgeschützten Flags löschen.
• Bestätigen Sie, dass Sie berechtigt sind, das Formular zu ändern und nicht nur, es zu öffnen.
• Verwenden Sie „Rückgängig“ oder „Auf „Gespeichert“ zurücksetzen“, wenn das Ergebnis nicht dem beabsichtigten Formularstatus entspricht.
• Wenden Sie digitale Signaturen an, nachdem der Formularentwurf und das genehmigte Ausfüllen abgeschlossen sind, nicht bevor Sie Änderungen verfasst haben.

PolyPDF erstellt AcroForms, keine XFA-Vorlagen. Ein dynamisches XFA-Formular fordert einen kompatiblen XFA-Viewer auf, seine Felder zur Laufzeit zu generieren. PolyPDF behält diese Daten bei, kann diese generierten Felder jedoch nicht als normale PDF-Steuerelemente füllen oder erstellen. Einige Regierungs- und Unternehmensformulare sind auf diese Weise aufgebaut. Überprüfen Sie daher das Quellformular, bevor Sie eine Konvertierung darauf aufbauend planen.

Einige statische oder hybride XFA-PDFs enthalten auch verwendbare AcroForm-Felder. Diese können ausgefüllt werden, PolyPDF warnt jedoch vor der XFA-Ebene. Durch das Speichern wird möglicherweise die veraltete XFA-Ebene entfernt, sodass andere Viewer die eingegebenen Werte anzeigen. Testen Sie eine Kopie im Empfänger-Viewer.

Wenn das Formular ein XFA-Dokument für einen Agentur-Workflow bleiben muss, verwenden Sie den von der Agentur angegebenen Workflow und Viewer. Eine AcroForm-Kopie, die korrekt aussieht, wird von diesem Einreichungssystem nicht immer akzeptiert.

1. Speichern Sie ein neues PDF und öffnen Sie es erneut, anstatt sich nur auf die nicht gespeicherte Editoransicht zu verlassen.
2. Tabulieren Sie vom ersten bis zum letzten Feld. Bestätigen Sie die Reihenfolge, die Sichtbarkeit des Fokus, QuickInfos und die Tastaturbedienung.
3. Geben Sie gegebenenfalls kurze, lange, leere und Nicht-ASCII-Beispielwerte ein. Überprüfen Sie das Clipping-, Scroll- und Mehrzeilenverhalten.
4. Aktivieren Sie jedes Kontrollkästchen, jede Optionsgruppe, jedes Kombinationsfeld und jedes Listenfeld. Bestätigen Sie Standardeinstellungen, erforderliche Zustände und Optionsbezeichnungen.
5. Setzen Sie repräsentative Felder zurück und überprüfen Sie, ob ihre Standardwerte wie beabsichtigt zurückgegeben werden.
6. Öffnen Sie die gespeicherte Kopie in mindestens einem anderen PDF-Viewer, den Ihre Empfänger verwenden, und drucken oder exportieren Sie dann eine Testkopie, wenn dies Teil des Workflows ist.
7. Bewahren Sie die saubere Vorlage getrennt von den ausgefüllten Formularen und allen später digital signierten Aufzeichnungen auf.

PolyPDF behält die erkannten JavaScript-Aktionen bei und wertet eine eingeschränkte sichere Teilmenge aus, die von unterstützten Formularberechnungen verwendet wird. Es handelt sich nicht um eine vollständige Acrobat-JavaScript-Laufzeitumgebung. Testen Sie explizit Berechnungen, Validierungen, Übermittlungsaktionen und alle Unternehmensabhängigkeiten im Viewer, den Ihre Empfänger verwenden müssen.